Conditions générales de vente et d'utilisation

Version du 29 octobre 2026 (v2) · en vigueur le 29 octobre 2026, jour de sa publication (voir l'article 19)

1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales de vente et d'utilisation (les « CGV ») régissent la fourniture, par Benjamin Mahier, entrepreneur individuel (EI) exerçant sous le nom commercial « VotreCRM », dont le siège est situé 32 rue Paul Bert, 69003 Lyon, immatriculé au registre du commerce et des sociétés (RCS) de Lyon sous le numéro 842 957 607 (SIRET 842 957 607 00083), joignable à l'adresse contact@votrecrm.fr (l'« Éditeur »), du logiciel en ligne VotreCRM (le « Service ») à ses clients professionnels.

Le Service est exclusivement destiné aux professionnels, notamment aux cabinets de courtage et intermédiaires en assurances, agissant pour les besoins de leur activité. Il n'est pas proposé aux consommateurs. En conséquence, les dispositions du Code de la consommation ne s'appliquent pas, sous réserve de celles qui seraient d'ordre public à l'égard des professionnels.

2. Définitions

3. Acceptation et opposabilité

La création d'un compte vaut acceptation pleine et entière des CGV, de la politique de confidentialité et de l'accord de traitement des données, qui forment ensemble le contrat entre l'Éditeur et le Client. L'acceptation se matérialise par une case à cocher lors de l'inscription ; la date et la version des documents acceptés sont enregistrées.

Les CGV prévalent sur tout document émanant du Client, notamment ses conditions générales d'achat, sauf accord écrit et préalable de l'Éditeur. Elles sont communiquées à tout professionnel qui en fait la demande, conformément à l'article L. 441-1 du Code de commerce.

La personne qui crée le Cabinet déclare disposer du pouvoir d'engager le Client.

4. Inscription, compte et essai gratuit

L'inscription s'effectue sur connexion.votrecrm.fr. Le Client fournit des informations exactes et les tient à jour.

Chaque nouveau Cabinet bénéficie d'un essai gratuit de 14 jours, sans moyen de paiement, donnant accès aux fonctionnalités de la Formule Avancée, option Conformité comprise, ainsi qu'à la gestion des apporteurs d'affaires, pour cinq (5) Utilisateurs au plus ; ne sont pas ouverts pendant l'essai le module Communication (SMS et campagnes), la prise en main du logiciel (article 7 ter), le Service Migration Zen offert et le rachat de portefeuille (article 7 bis), réservés aux Cabinets abonnés. À la fin de l'essai, sans souscription, le Cabinet passe automatiquement en Formule Gratuite : un seul Utilisateur (le premier administrateur du Cabinet) et cinquante (50) contrats en cours au maximum ; les fonctionnalités des Formules payantes sont désactivées, sans suppression des Données. Est compté comme contrat en cours tout contrat enregistré dans le Service dont la situation est « actif » ou n'est pas renseignée ; les autres contrats ne sont pas comptés. Au-delà de cinquante (50) contrats en cours, le Service refuse l'ajout d'un nouveau contrat ; les fiches existantes restent consultables, modifiables et exportables. Le Client peut souscrire une Formule payante à tout moment.

Les Données d'un Cabinet en Formule Gratuite sont conservées tant que le Cabinet existe. L'Éditeur peut supprimer un Cabinet en Formule Gratuite resté sans aucune connexion pendant vingt-quatre (24) mois, après en avoir informé l'administrateur par email au moins trente (30) jours à l'avance ; l'export des Données reste possible jusqu'à la suppression.

Le Service est réservé aux intermédiaires immatriculés. Lors de la création d'un Cabinet, le Client renseigne son numéro SIRET et son numéro d'immatriculation à l'ORIAS. L'Éditeur vérifie à l'inscription que le SIRET est actif auprès de la base Sirene de l'INSEE ; il vérifie, dès que possible après l'inscription, que l'immatriculation ORIAS est active et rattachée à la même entreprise auprès du registre de l'ORIAS, puis contrôle chaque jour que le SIRET et l'immatriculation le restent. Si le SIRET ou l'immatriculation ORIAS cesse d'être actif lors de sept (7) contrôles quotidiens consécutifs, le Client en étant averti par e-mail dès le premier contrôle négatif, le Cabinet est suspendu dans les conditions de l'article 10, jusqu'à régularisation.

L'administrateur du Cabinet peut inviter des collaborateurs au moyen d'un code ou d'un lien d'invitation. Il est responsable des accès qu'il accorde et des rôles qu'il attribue.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Le Souscripteur peut demander le transfert de ce rôle à un administrateur actif du Cabinet, depuis le Service (Paramètres, Équipe), après avoir saisi de nouveau son mot de passe et son code de double authentification. Le transfert n'a lieu que si le futur Souscripteur l'accepte, depuis son propre compte, dans un délai de 48 heures ; à défaut, la demande expire. Le Souscripteur peut annuler sa demande tant qu'elle n'a pas été acceptée. Les personnes concernées sont informées par e-mail aux étapes de la procédure. Le transfert ne modifie ni le contrat conclu avec le Cabinet, ni la Formule, ni le prix, ni la périodicité, ni le moyen de paiement enregistré, et n'ouvre droit à aucun remboursement. À compter de l'acceptation, le nouveau Souscripteur gère l'abonnement, la facturation, les licences et l'équipe du Cabinet, et l'adresse e-mail de facturation enregistrée chez notre prestataire de paiement est remplacée par la sienne ; l'ancien Souscripteur ne dispose plus que des droits d'un collaborateur du Cabinet, sauf nouvelle attribution d'un rôle par un administrateur.

Sécurité des accès. L'accès au Service est protégé par une double authentification obligatoire pour tous les Utilisateurs (les comptes de démonstration et les sessions d'assistance du support exceptés) : chaque Utilisateur active un second facteur, code à usage unique généré par une application d'authentification, en plus de son mot de passe, et conserve ses codes de secours. Un Utilisateur qui ne l'a pas encore activée est invité à le faire à sa prochaine connexion, avant tout autre accès à son espace, y compris l'export des Données depuis le Service, qui redevient possible dès l'activation (opération de quelques minutes) ; à défaut d'activation, l'export reste possible sur demande écrite dans les conditions de l'article 13 ; il n'est jamais verrouillé : il peut l'activer à tout moment ou se déconnecter. Cette obligation est portée à la connaissance du Client par les présentes CGV, acceptées à l'inscription, et rappelée par l'écran d'activation à la connexion. L'Éditeur peut réinitialiser la double authentification d'un Utilisateur à sa demande, après vérification de son identité. Cette mesure de sécurité, prise dans l'intérêt des Clients et de leurs propres clients (article 32 du RGPD), ne constitue pas une modification substantielle au sens de l'article 19.

5. Description du service

Le Service est un logiciel de gestion de la relation client accessible en ligne (« logiciel en tant que service »). Il permet notamment le suivi des clients et prospects, des contrats et de leurs échéances, de l'agenda, des demandes de devis, des compagnies, la gestion électronique des documents, le formulaire client en ligne, la demande de documents, le suivi des commissions (à partir de la Formule Avancée), le module Conformité (document d'entrée en relation signé en ligne et relancé, recueil de besoins au titre du devoir de conseil prévu par la directive sur la distribution d'assurances (DDA), registre des réclamations (simple registre de suivi, sans envoi automatique), contrôle LCB-FT ; en Formule Experte, ou en option de la Formule Avancée) et la gestion du cabinet (à partir de la Formule Avancée). La gestion des apporteurs d'affaires est comprise dans la Formule Experte et ouverte pendant l'essai. Le détail des fonctionnalités de chaque Formule figure sur le site votrecrm.fr.

Les modèles de documents fournis par le Service, notamment le document d'entrée en relation, sont des trames que le Client complète et adapte sous sa seule responsabilité ; leur conformité à la réglementation applicable à son activité relève du Client. La signature électronique proposée est une signature électronique simple au sens du règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS). Le dossier de preuve de chaque signature (date et heure, adresse IP, navigateur, adresse e-mail vérifiée, empreinte du document) est conservé dans le Service et fait partie de l'export prévu à l'article 13.

Le Service est un outil d'organisation. Il ne fournit aucun conseil juridique, fiscal, comptable ou en assurance. Les calculs qu'il propose (commissions, échéances, taxes, prévisionnel) sont indicatifs et doivent être vérifiés par le Client. Le Client reste seul responsable du respect de ses obligations professionnelles, notamment celles liées à la distribution d'assurances et à son immatriculation à l'ORIAS. Le bloc « obligations » du tableau de bord rassemble des rappels calculés à partir des fiches (documents d'entrée en relation sans signature enregistrée, pièces d'identité expirées ou proches de l'expiration, alertes de gel des avoirs non traitées) ; il ne constitue ni une liste exhaustive des obligations du Client ni un contrôle de conformité. Il en va de même du recueil de besoins : le Client reste seul responsable du conseil qu'il délivre à ses clients, le Service n'en étant qu'un support. Il en va de même du registre des réclamations : le Client reste seul responsable du traitement de ses réclamations et des délais qui lui sont applicables. Les contrôles proposés par le Service (rapprochement des fiches avec le registre national des gels d'avoirs, signalement des personnes politiquement exposées déclarées sur la fiche et, lorsqu'elle est ouverte, l'option de criblage international décrite au paragraphe suivant) constituent une aide à la décision : ils ne dispensent pas le Client de ses propres obligations de vigilance, l'analyse des alertes et leurs suites (vigilance renforcée, gel, déclaration à Tracfin) lui incombent, et l'absence d'alerte ne vaut pas absence de correspondance avec les listes officielles.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Criblage international. Le rapprochement des fiches est étendu aux listes internationales de sanctions et de personnes politiquement exposées tenues par le prestataire désigné à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données, auquel sont transmis, pour comparaison, les noms, prénoms et dates de naissance des personnes enregistrées. Cette option est un réglage mis en service par l'Éditeur pour l'ensemble des Cabinets, précédé de l'information prévue à l'article 5 de cet accord (trente jours, droit d'opposition) ; les alertes qu'elle produit sont une aide à la décision dans les conditions du paragraphe précédent.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Contrats à étudier (ventes croisées). Le Service propose, dans la fiche d'un client, des pistes de vente croisée déduites des seuls contrats enregistrés et de quelques éléments déclarés de la fiche (logement, véhicules, biens immobiliers, animaux), selon des règles fixes et consultables dans le Service. Ces pistes sont une aide à la décision du Client : elles ne constituent ni un conseil au client final, ni une recommandation de produit, ni une décision automatisée ; le conseil éventuel est délivré par le Client après le recueil des exigences et des besoins de son client. Aucune piste n'est calculée pour une personne qui s'est opposée au démarchage commercial, et aucun message n'est envoyé automatiquement. Les règles n'utilisent ni donnée de santé, ni âge, ni donnée relative à un mineur, ni le montant des commissions. Le Client, responsable de traitement, documente l'analyse d'équilibre de son intérêt légitime et informe ses clients de cette utilisation ; un modèle d'information lui est proposé dans le Service.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Journal des appels. Le Service permet d'ouvrir l'application d'appel de l'appareil de l'Utilisateur depuis une fiche et d'enregistrer un journal des appels passés (date, résultat, note du Client) ; aucun appel n'est enregistré sous forme audio et aucun opérateur téléphonique tiers n'intervient. Un avertissement est affiché lorsque la personne s'est opposée au démarchage téléphonique ; le Client reste seul responsable du respect des règles du démarchage téléphonique en vigueur, notamment de l'accord préalable de la personne.

Espace assuré. À partir de la Formule Avancée, le Client peut ouvrir à un client majeur un espace en ligne, accessible par un lien de connexion à usage unique envoyé à l'adresse e-mail enregistrée sur sa fiche (valable 15 minutes), permettant de consulter ses coordonnées et la liste de ses contrats en lecture seule, de demander la correction de ses coordonnées (appliquée après validation du Client) et de recommander une personne de son entourage. La personne recommandée n'est enregistrée qu'après avoir elle-même donné son accord sur une page dédiée ; sans réponse, la recommandation est effacée après 30 jours.

L'espace permet aussi à l'assuré : de proposer des informations de profil (dix champs au plus : coordonnées, date et lieu de naissance, situation familiale, enfants à charge, situation professionnelle et profession), enregistrées dans sa fiche seulement après validation par un Utilisateur du Client ; d'indiquer ses préférences de contact pour la gestion de son dossier (canaux, créneaux, jours, langue), écrites dans sa fiche avec leur historique ; l'espace ne recueille aucun accord ni aucun refus de propositions commerciales, quel que soit le canal : les accords et oppositions au démarchage restent enregistrés par le Client dans la fiche, sous sa responsabilité ; l'assuré qui ne souhaite plus recevoir de propositions commerciales du Client s'adresse à lui, à tout moment et par tout moyen (téléphone, courrier, e-mail ou messagerie de l'espace), et le Client enregistre l'opposition dans la fiche ; le Service n'envoie aucun message commercial aux clients du Client, et le Client qui prospecte avec ses propres outils insère lui-même dans ses messages le moyen de s'y opposer exigé par la loi (lien de désinscription dans chaque e-mail, mention STOP dans chaque SMS) et répond seul de son démarchage ; lorsque le Client a activé la messagerie dans ses paramètres, d'échanger des messages écrits avec le Cabinet sur des sujets prédéfinis, sans pièce jointe, dans la limite de plafonds de nombre et de longueur ; lorsque le Client a activé son registre des réclamations (option Conformité) et renseigné son adresse de réclamation et son médiateur, de déposer une réclamation, enregistrée dans ce registre avec un accusé de réception automatique qui ne vaut pas réponse.

Le Client peut voir la date des connexions et des actions de l'assuré dans l'espace, sans adresse IP ni contenu, pendant 12 mois. Le Client décide seul de l'ouverture et de la fermeture de chaque espace et de chaque fonction, informe ses clients de ces traitements et répond de l'exactitude des informations affichées, des réponses qu'il donne par la messagerie (qui ne doit pas servir à délivrer un conseil engageant), du respect des délais de traitement de ses réclamations et de ses obligations de vigilance. La messagerie et la réclamation sont des textes libres que le Service ne peut pas contrôler : le Client n'y traite aucune donnée de santé et supprime tout message qui en contiendrait ou qui concernerait une autre personne (article 11). Les durées de conservation propres à l'espace assuré figurent à l'article 1 de l'accord de traitement des données.

Pièces déposées par les clients du Client : formats et filigrane. Les pièces que les clients du Client déposent par les liens sécurisés que le Service envoie en son nom (pièce d'identité, documents demandés, documents facultatifs du recueil de besoins) et, lorsque cette fonction sera ouverte, dans l'espace assuré, sont acceptées aux formats PDF, PNG et JPEG uniquement, dans la limite de 4 Mo par fichier et de quatre (4) fichiers au plus par dépôt (un dépôt est constitué des fichiers remis pour une même pièce, un même document demandé ou un même champ du recueil de besoins, par exemple le recto et le verso d'une pièce d'identité) ; le contenu réel de chaque fichier est contrôlé. À compter de la mise en service du filigrane, annoncée dans le Service, le Service appose automatiquement, à l'enregistrement, sur chaque image et sur chaque page de PDF de chacun des fichiers d'un dépôt, le filigrane « Usage exclusif pour : » suivi du nom du Cabinet, et ne conserve que la version filigranée : aucun fichier d'origine n'est conservé, et les métadonnées des images (appareil, date, localisation) sont supprimées. Cette opération est exécutée sur instruction du Client (accord de traitement des données, article 1), sans lecture ni analyse du contenu, sans transmission à un tiers et sans nouveau sous-traitant ultérieur. Le filigrane est une mesure de protection de la copie destinée à en limiter la réutilisation ; il ne l'empêche pas, ne vaut ni vérification d'identité ni garantie contre l'usurpation, et ne modifie pas les obligations de vigilance du Client. Sont refusés, le client en étant informé à l'écran et invité à contacter le Client : les PDF protégés par un mot de passe ou déjà signés électroniquement (le filigrane rendant la signature invalide), les PDF contenant un script, une action automatique ou un lien dangereux (par exemple un lien de type javascript) et les images de très grande définition. Le Client accepte de ne disposer que de la copie filigranée ; s'il a besoin d'un exemplaire sans filigrane, il le recueille par un autre moyen, sous sa responsabilité, et il vérifie la lisibilité de chaque copie avant de la classer. Les fichiers reçus par ces liens ne font l'objet d'aucune analyse antivirus par l'Éditeur. Ils sont placés en attente de vérification par le Client : tant que le Client ne les a pas vérifiés, ils ne sont ni affichés dans le Service, ni classés comme pièce du dossier, ni partagés, ni lus par la reconnaissance de texte, et ne peuvent qu'être téléchargés par le Client, qui les examine avec les moyens de protection de son poste de travail. Le Client valide ensuite chaque dépôt, en le classant s'il y a lieu (pièce d'identité, relevé d'identité bancaire, justificatif de domicile), ou le refuse ; un dépôt refusé est supprimé. Le Client informe lui-même la personne concernée d'un refus et lui demande, s'il y a lieu, une nouvelle pièce. Un dépôt que le Client n'a ni validé ni refusé dans les 90 jours suivant sa réception est supprimé automatiquement, avec tous ses fichiers (accord de traitement des données, article 1) ; le Client vérifie donc les dépôts dans ce délai. Les fichiers déposés avant la mise en service du filigrane ne sont pas modifiés. Les fichiers sont envoyés un par un : lorsqu'un dépôt est interrompu, les fichiers déjà reçus restent enregistrés et accessibles au Client, qui peut inviter la personne concernée à compléter son dépôt. Le Client informe ses clients de ce traitement ; le texte d'information affiché par le Service au moment du dépôt y contribue sans l'en dispenser.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Espace assuré : documents, documents à signer et dépôt de pièces. Selon les fonctions que le Client active, l'espace permettra aussi à l'assuré : de consulter et télécharger les copies de documents de son dossier que le Client a choisi de lui mettre à disposition, document par document, et que le Client peut retirer à tout moment (cette mise à disposition ne vaut pas remise au sens de l'article L. 521-6 du Code des assurances) ; de recevoir de nouveau par e-mail le lien de signature d'un document en attente, aucune signature n'étant effectuée dans l'espace ; de remettre les pièces que le Client lui demande (pièce d'identité, relevé d'identité bancaire, justificatif de domicile, pièces du contrat, autres documents), par dépôt d'un à quatre fichiers pour une même demande (PDF, PNG ou JPEG, 4 Mo au plus par fichier, filigrane sur chaque fichier et refus des PDF protégés ou signés dans les conditions du paragraphe « Pièces déposées par les clients du Client : formats et filigrane ») que le Client vérifie avant de les classer ou qu'il refuse avec un motif, la validation ou le refus portant sur l'ensemble des fichiers du dépôt. Le Client répondra de l'exactitude des documents affichés et de ses obligations de vigilance : le dépôt d'une pièce d'identité par l'assuré ne constitue pas une vérification d'identité. Les fichiers déposés par les assurés ne font l'objet d'aucune analyse antivirus par l'Éditeur ; ils ne sont ni affichés à l'assuré, ni classés, ni partageables avant validation par le Client, qui les vérifie avec les moyens de protection de son poste de travail, ne demande par ce canal aucun document contenant des informations de santé et supprime tout dépôt qui en contiendrait ou concernerait une autre personne. Un dépôt non vérifié par le Client dans les 90 jours est supprimé automatiquement, avec tous ses fichiers (accord de traitement des données, article 1), la demande restant visible de l'assuré avec la mention « Non retenu » ; le Client vérifie donc les dépôts dans ce délai.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Formulaire public de demande de devis. Le Client peut publier un formulaire public de demande de devis, hébergé par le Service à une adresse propre à son Cabinet. Le Client est seul responsable de la diffusion de ce lien, du texte d'information affiché aux demandeurs (dont il vérifie la conformité à ses propres obligations avant diffusion), des suites données aux demandes et du respect des règles d'information précontractuelle applicables aux intermédiaires d'assurance. Chaque demande crée une fiche prospect ou s'ajoute à la fiche existante du demandeur (même adresse e-mail). Lorsque le Client l'active, un accusé de réception automatique est adressé au demandeur ; il ne constitue ni devis, ni conseil, ni engagement du Client ; le Client peut aussi choisir la clôture automatique des demandes selon des règles indiquées dans le Service. L'Éditeur met en œuvre des mesures raisonnables contre les envois automatisés (limitation par adresse, champ piège), sans garantie d'exhaustivité.

Fonction prévue, pas encore ouverte. API et webhooks. Le Service propose une interface de programmation (« API ») en lecture seule et des notifications (« webhooks »), permettant au Client de relier un outil de son choix à son propre espace. Leur utilisation est régie par les conditions d'utilisation de l'API, qui complètent les présentes CGV et prévalent sur elles pour ce qui concerne l'API. L'outil relié est choisi par le Client, qui en répond et conclut avec son éditeur l'accord prévu à l'article 28 du RGPD.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Lecture automatique des avis d'échéance. Lorsque l'administrateur du Cabinet l'a activée, la lecture automatique d'un document déposé dans la gestion électronique des documents (avis d'échéance) propose des valeurs (assureur, numéro de police, dates, prime) que l'Utilisateur compare au document et valide ou rejette une à une ; aucune valeur n'est enregistrée dans la fiche sans validation. Cette lecture est confiée au prestataire désigné à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données, qui ne reçoit que le fichier ; le texte reconnu n'est pas conservé par l'Éditeur. Les valeurs proposées peuvent être inexactes : le Client reste seul responsable des informations enregistrées et des délais qu'il calcule à partir d'elles (notamment les délais de résiliation et de dénonciation des contrats). Le Client ne soumet à cette lecture aucun document comportant des informations de santé. Le volume de pages compris dans chaque Formule est indiqué sur le site votrecrm.fr.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Signature électronique d'autres documents. Dès la Formule Essentielle, le Client peut faire signer en ligne, par la même signature électronique simple, d'autres documents proposés par le Service (mandat de courtage, lettre de mission). Le signataire reçoit un lien à usage unique, lit le document figé (empreinte SHA-256), saisit un code reçu par e-mail et son nom. Le dossier de preuve (date et heure, adresse IP, navigateur, adresse e-mail vérifiée, empreinte du document, journal des événements) est conservé six (6) ans dans le Service et fait partie de l'export de l'article 13 ; il n'est pas supprimé automatiquement : le Client décide seul de sa suppression. La signature électronique simple est recevable comme preuve mais ne bénéficie pas de la présomption de fiabilité réservée à la signature qualifiée ; le Client apprécie, sous sa responsabilité, le niveau de signature adapté à chaque document. Les modèles de mandat et de lettre de mission sont des trames que le Client adapte et dont il répond, l'Éditeur ne fournissant aucun conseil juridique.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Messagerie liée. À partir de la Formule Avancée, chaque Utilisateur peut relier sa propre boîte de messagerie professionnelle (Google Gmail ou Microsoft Outlook) au Service, avec son consentement exprès donné dans le Service et l'autorisation accordée au fournisseur de sa messagerie. La liaison permet d'envoyer, depuis l'adresse de l'Utilisateur et uniquement lorsqu'il clique sur « Envoyer » dans une fiche, un message aux adresses de cette fiche, avec au plus une copie à un membre du Cabinet. Lorsque l'Utilisateur y consent séparément, le Service lit dans sa boîte les seuls messages échangés avec les adresses des fiches du Cabinet depuis les trente (30) derniers jours puis en continu, les enregistre dans ces fiches (corps tronqué à 8 000 caractères, pièces jointes de 4 Mo au plus dans la gestion électronique des documents) ; les autres messages ne sont ni lus ni enregistrés ; aucun statut de lecture ni pixel de suivi n'est utilisé. L'Utilisateur peut délier sa boîte à tout moment : le Service efface les jetons d'accès qu'il détient et invite l'Utilisateur à retirer l'autorisation dans son compte Google ou Microsoft ; les messages déjà enregistrés dans les fiches sont conservés sauf demande contraire. L'administrateur du Cabinet voit l'état de la liaison, jamais le contenu des boîtes. Le Client s'assure, en qualité d'employeur, de l'information et, le cas échéant, de la consultation de ses collaborateurs, et répond de la licéité des messages enregistrés ; un message enregistré ou tronqué dans le Service ne vaut pas preuve de l'intégralité d'un échange. L'Éditeur n'est pas responsable de l'indisponibilité, de la suspension ou du refus d'autorisation imputables au fournisseur de messagerie. Les fournisseurs de messagerie accédés sur l'autorisation de l'Utilisateur figurent à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Réseau et portail des apporteurs d'affaires. En Formule Experte, la gestion des apporteurs d'affaires comprend un réseau (apporteurs, mandataires immatriculés à l'ORIAS, points de vente), le suivi des affaires apportées, le calcul de la rémunération d'apport due par le Client à chaque apporteur, sur un seul niveau (du Client à l'apporteur, sans cascade), selon les règles saisies par le Client (pourcentage, assiette brute ou nette d'un forfait de charges, report des reprises), des relevés mensuels et un état annuel des sommes versées, ainsi qu'un portail où chaque apporteur, invité par le Client, consulte l'état de ses propres apports et ses relevés, dans la limite du nombre de comptes indiqué sur le site votrecrm.fr. Le portail n'affiche à l'apporteur que la référence abrégée du dossier (initiales), son état d'avancement et le montant de sa part ; il ne comporte ni fiche client, ni document, ni outil de devis, de comparaison ou de souscription, et ne permet aucune action sur les dossiers. Le Client répond seul : de la qualification de chaque apporteur (indicateur d'affaires qui se borne à mettre en relation, ou mandataire d'intermédiaire d'assurance soumis à immatriculation à l'ORIAS, articles L. 511-1 et L. 512-1 du Code des assurances) ; de l'interdiction faite à un apporteur non immatriculé de présenter, proposer ou aider à conclure un contrat d'assurance ; de la convention qu'il conclut avec chaque apporteur, que le Service enregistre sur sa seule déclaration ; de la rémunération versée et de ses obligations fiscales, sociales et déclaratives ; de l'information de ses clients sur la communication de l'état de leur dossier à l'apporteur. Les relevés et états produits par le Service sont des documents de gestion établis au nom du Client ; ils ne constituent ni des factures ni des pièces fiscales, et le Service n'enregistre aucune coordonnée bancaire des apporteurs.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Bibliothèque de modèles. Le Client peut créer, dans une bibliothèque propre à son Cabinet, des modèles libres d'e-mails et de lettres simples, avec des variables de fusion ; il en est seul auteur et responsable. Les modèles réglementaires fournis par le Service (document d'entrée en relation, recueil de besoins) ne sont pas modifiables. Aucun envoi automatique n'est réalisé à partir d'un modèle.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Veille réglementaire. Le module Conformité comprend une veille réglementaire (publications ACPR, EIOPA, Légifrance) fournie par un partenaire désigné sur le site votrecrm.fr et, s'il reçoit des données personnelles, à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données. Les contenus de veille sont des informations générales, fournies sans garantie d'exhaustivité ni d'actualité et ne constituant pas un conseil juridique ; le Client reste seul responsable de ses obligations, notamment de formation continue.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Notes de frais. La gestion du cabinet comprend le suivi des notes de frais des collaborateurs du Cabinet, avec dépôt des justificatifs (empreinte d'intégrité SHA-256 calculée au dépôt) ; les justificatifs sont conservés dix (10) ans à compter de la dépense (article L. 123-22 du Code de commerce). Le Service ne garantit pas l'authenticité d'un justificatif et ne crée aucune écriture comptable ; les règles de remboursement relèvent du Client.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Prévoyance des professionnels : caisses, correspondances et barèmes indicatifs. Le Service met à la disposition du Client une base d'information sur les régimes obligatoires de prévoyance des professionnels : liste des caisses et organismes (régime général, Sécurité sociale des indépendants, caisses des professions libérales telles que la CARPIMKO ou la CAVAMAC…), correspondance indicative, déterminée automatiquement à partir de la profession ou de la situation professionnelle renseignée sur une fiche, avec la caisse dont cette profession relève habituellement, et barèmes de prestations (indemnités journalières, invalidité, décès) tels que publiés par ces organismes, chaque valeur étant datée, versionnée et accompagnée de sa source officielle. Ces informations sont saisies par l'Éditeur à partir de sources publiques (textes officiels, sites des caisses) et ne sont affichées qu'après validation par lui. Ces informations sont fournies à titre indicatif et ne sont pas contractuelles. L'Éditeur ne garantit ni leur exactitude, ni leur exhaustivité, ni leur actualité à la date de consultation, les règles et montants des régimes évoluant chaque année : il s'efforce de les revoir au moins une fois par an sans en prendre l'engagement, et une correspondance profession-caisse peut être inexacte pour une situation particulière (cumul d'activités, statut atypique, affiliation ancienne). Ces informations ne tiennent pas compte de la situation réelle de la personne (affiliation effective, revenus, durée de cotisation, options souscrites) et ne constituent ni une simulation des droits d'une personne, ni une promesse de prestations de la part de l'Éditeur ou d'une caisse, ni une recommandation d'une caisse, d'un organisme ou d'un contrat, ni un conseil en prévoyance ou en assurance : le Client, intermédiaire d'assurance tenu du devoir de conseil, reste seul responsable du conseil qu'il délivre à ses clients et de l'adéquation des garanties proposées à leurs exigences et besoins (articles L. 521-2 et L. 521-4 du Code des assurances, issus de la directive (UE) 2016/97 sur la distribution d'assurances), et vérifie auprès de la caisse compétente, ou au moyen des justificatifs remis par son client, l'affiliation réelle de la personne, ses droits et les montants applicables avant toute étude ou proposition.

Corrections par le Client. Lorsque le Client estime qu'une information (caisse, correspondance, montant, date) est inexacte ou inadaptée à sa pratique, il lui appartient de la corriger dans les paramètres de son Cabinet, globalement par mot-clé de profession ou fiche par fiche ; la correction s'applique à son seul Cabinet, sous sa seule responsabilité, n'engage pas l'Éditeur et ne modifie pas les informations affichées aux autres Clients. Elle est une donnée de configuration du Cabinet, conservée dans son espace et supprimée avec lui. Le Client ne saisit, pour ces corrections, qu'une profession générale (par exemple « infirmière »), jamais le nom d'un client ni une information permettant de l'identifier.

Demande interne et base commune. Chaque correction crée automatiquement une demande interne, portée à la connaissance de l'Éditeur afin d'améliorer la base commune et décrite dans la politique de confidentialité et l'accord de traitement des données ; elle comporte le nom et l'identifiant du Cabinet, la profession générale ou le mot-clé concerné (ou, pour une correction fiche par fiche, le libellé public de la ligne de la base commune), la caisse d'origine et la caisse choisie, le nombre de mises à jour, les dates et la décision de l'Éditeur, et ne comporte ni l'identité ou l'adresse e-mail de l'Utilisateur auteur, ni l'identifiant de la fiche, ni aucune donnée des clients du Client (ni nom, ni coordonnées, ni numéro de contrat). L'Éditeur peut, à sa seule appréciation et sans y être tenu, laisser cette demande sans suite, l'appliquer au seul Cabinet concerné ou l'appliquer à la base commune proposée à l'ensemble des Clients ; dans ce dernier cas, la correspondance commune repasse en brouillon, cesse d'être affichée aux Clients et n'est de nouveau affichée qu'après validation manuelle par l'Éditeur. Aucune modification de la base commune n'intervient sans cette validation, qui ne vaut ni validation de la correction du Client ni engagement sur la base ainsi modifiée. L'Éditeur n'est pas tenu d'informer le Client de la suite donnée à sa demande, et la correction du Client reste appliquée à son Cabinet quelle que soit cette suite.

La responsabilité de l'Éditeur au titre de ces informations s'apprécie dans les conditions et limites de l'article 15 et dans la mesure permise par la loi ; elle ne peut être engagée pour une proposition, un conseil ou une souscription que le Client aurait fondés sur ces informations sans vérification. Aucune information de santé supplémentaire n'est demandée à ce titre (article 11).

L'Éditeur peut faire évoluer le Service (ajout, modification ou retrait de fonctionnalités) afin de l'améliorer. Il s'engage à ne pas supprimer une fonctionnalité essentielle d'une Formule en cours sans en informer le Client au moins 30 jours à l'avance.

5 bis. Fonctionnalités prévues et activation progressive

Le Service est développé de manière continue. Certaines fonctionnalités sont construites puis mises en service progressivement, après vérification et, lorsqu'elles l'exigent, après relecture juridique. Les fonctionnalités signalées, dans les présentes CGV, la politique de confidentialité, l'accord de traitement des données et les conditions d'utilisation de l'API, par la mention « Fonction prévue, pas encore ouverte. » ne sont pas en service à la date de la présente version : elles ne sont dues au Client qu'à compter de leur ouverture, annoncée par l'Éditeur par un bandeau dans le Service ou par e-mail aux administrateurs du Cabinet ; cette mention est alors retirée des textes, sans autre modification. Les annonces de fonctionnalités à venir, même datées, sont données à titre d'information et n'engagent pas l'Éditeur à les fournir.

Lorsqu'une fonctionnalité repose sur un nouveau sous-traitant ultérieur, implique la transmission de Données du Client à un tiers ou modifie les durées de conservation, l'information est donnée au moins trente (30) jours avant la mise en service, dans les conditions de l'article 5 de l'accord de traitement des données (droit d'opposition pour motif légitime, résiliation sans pénalité à défaut d'accord), et la fonctionnalité reste désactivée pour le Cabinet tant que son administrateur ne l'a pas activée dans le Service lorsqu'une activation par Cabinet est prévue.

Une fonctionnalité nouvelle est fournie, pendant la période annoncée comme période de mise en service progressive, telle quelle et dans la limite des moyens raisonnables de l'Éditeur ; les articles 12 et 15 lui sont applicables. L'Éditeur peut suspendre ou retirer une fonctionnalité nouvelle pour un motif de sécurité, de conformité ou de défaillance d'un prestataire ; si cette fonctionnalité fait l'objet d'un prix distinct, le Client est remboursé au prorata du temps restant de la période payée, ou cesse d'être facturé pour cette option. Le retrait d'une fonctionnalité essentielle d'une Formule reste régi par l'article 5, dernier alinéa, et par l'article 19.

6. Formules et prix

Les prix sont exprimés en euros, nets de taxe, et indiqués sur le site votrecrm.fr. L'Éditeur bénéficie du régime de la franchise en base de TVA : TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts. Les prix facturés sont donc les prix affichés, sans TVA ajoutée. À la date des présentes :

Par mois, en euros nets de taxeGratuiteEssentielleAvancéeExperte
Par Utilisateur (administrateur ou collaborateur)0 € (1 Utilisateur, 50 contrats en cours)44 €59 €99 €
Option Conformité, par Utilisateurnon proposéenon proposée9 €incluse
Gestion du cabinetnon comprisenon compriseincluseincluse
Apporteurs d'affairesnon comprisnon comprisnon comprisinclus
Prise en main du logiciel (appel d'environ 1 h, une seule fois par Cabinet, payée avant le rendez-vous)non proposée49 €24 €offerte
Migration Zen (article 7 bis), jusqu'à 2 000 contratsselon la grilleselon la grilleselon la grilleofferte*
Paiement annuelsans objetremise de 15 %

* Sous réserve de conserver l'abonnement Experte au moins deux mois depuis la souscription.

Le prix dû est fonction de la Formule et du nombre d'Utilisateurs du Cabinet, chaque Utilisateur étant facturé au prix de la Formule, sans tarif dégressif. Lorsque le Client a souscrit l'option Conformité de la Formule Avancée, elle est facturée au même nombre d'Utilisateurs que la Formule, au prix par Utilisateur indiqué dans le tableau ci-dessus, sans plafond ni tarif dégressif ; son prix suit donc chaque ajout ou retrait d'Utilisateur. Sont comptés les Utilisateurs facturés au titre de la Formule : les administrateurs et collaborateurs du Cabinet, les invitations en attente et les licences souscrites non encore attribuées. Tout Utilisateur ajouté en cours de période est facturé, Formule et option, selon les modalités de la plateforme de paiement (au prorata ou à la période suivante) ; le prix de l'option Conformité est indiqué au Client, pour le nombre d'Utilisateurs de son Cabinet, avant qu'il la souscrive ou ajoute un Utilisateur.

Changement de Formule. Le Client peut passer à une Formule supérieure, ou ajouter l'option Conformité, à tout moment, avec effet immédiat. Pour un abonnement mensuel, lorsque la demande est faite avant le 10 du mois (heure de Paris), le prélèvement du 10 est effectué au tarif de la nouvelle Formule, sans supplément ; lorsque la demande est faite le 10 ou après, le Client règle en sus la différence de prix entre les deux Formules, calculée au prorata du nombre de jours restants du mois civil en cours (jour de la demande inclus), prélevée avec le prélèvement mensuel du 10 du mois suivant. L'ajout de l'option Conformité suit les mêmes règles qu'un passage à une Formule supérieure, la différence de prix étant alors le prix de l'option pour l'ensemble des Utilisateurs facturés du Cabinet ; son retrait suit les règles du passage à une Formule inférieure. Pour un abonnement annuel, la différence est calculée au prorata du temps restant de la période annuelle et prélevée immédiatement ; au renouvellement, le tarif annuel complet de la Formule en vigueur s'applique. Le passage à une Formule inférieure, ou le retrait de l'option Conformité, demandé au cours d'un mois civil, quel que soit le jour, prend effet le premier jour du mois civil suivant (fonctionnalités et tarif), le prélèvement mensuel étant alors effectué au nouveau tarif ; pour un abonnement annuel, il prend effet au renouvellement, à condition d'être demandé au plus tard le dernier jour de la période annuelle en cours. Le Client conserve jusque-là les fonctionnalités de sa Formule, et la période commencée reste due, sans remboursement. Le passage de la Formule Experte à toute Formule inférieure ne peut être demandé qu'à compter de deux (2) mois après la souscription de la Formule Experte par le Cabinet. Cette règle ne constitue pas un engagement de durée et ne limite pas le droit de résiliation prévu à l'article 9.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Passage de l'abonnement mensuel à l'abonnement annuel. Le Souscripteur peut demander, depuis le Service (Paramètres, Abonnement), de passer de l'abonnement mensuel à l'abonnement annuel. Le passage prend effet au prochain prélèvement mensuel : à cette date, le prix annuel, soit douze mois avec la remise annuelle de 15 %, est prélevé à la place du prélèvement mensuel. Le mois en cours reste dû : aucun remboursement ni crédit n'est accordé. Le passage est refusé si une résiliation ou un changement de Formule est programmé, si un paiement est en attente de régularisation, ou s'il reste moins de 36 heures avant le prochain prélèvement. Les remises à durée limitée (offre créateur d'entreprise, parrainage, code promotionnel à durée limitée) ne s'appliquent pas à l'abonnement annuel ; une remise permanente est conservée. Le Souscripteur peut annuler le passage tant qu'il n'a pas pris effet.

Garantie de prix de 12 mois. Le Client n'est soumis à aucune durée d'engagement. L'Éditeur, lui, s'engage sur le prix par Utilisateur de la Formule souscrite et, lorsque le Client l'a souscrite, sur le prix par Utilisateur de l'option Conformité, pour une période de 12 mois glissants à compter de la souscription de chacun : une hausse de ce prix ne s'applique à un Client qu'une fois qu'il a utilisé le Service et été facturé à son prix actuel pendant 12 mois, et au plus tôt 30 jours après en avoir été informé par email ou dans le Service. La variation du montant facturé qui résulte d'un changement du nombre d'Utilisateurs du Cabinet, d'un changement de Formule ou de l'ajout d'une option demandé par le Client n'est pas une hausse de prix. Le Client qui refuse la hausse peut résilier avant sa date d'effet, sans frais. Une baisse de prix s'applique dès la facture suivante. Le prix de l'option Conformité par Utilisateur fixé par la présente version s'applique à toute souscription de l'option postérieure à son entrée en vigueur ; à cette date, aucun Client n'avait souscrit l'option.

Évolution du régime de TVA. Si l'Éditeur cesse de bénéficier de la franchise en base de TVA, les prix payés par le Client restent inchangés : la TVA éventuellement due est alors comprise dans les prix affichés, sans augmentation du montant facturé au Client. Ce changement est transparent pour le Client et ne constitue pas une modification de prix.

7. Offre créateur d'entreprise et codes promotionnels

Offre créateur d'entreprise. Le Cabinet dont l'entreprise a été créée (date de création du SIREN au répertoire Sirene) ou inscrite au registre de l'ORIAS (date de la première inscription en cours) moins de douze (12) mois avant son inscription au Service bénéficie d'une réduction de 50 % sur le prix de son abonnement mensuel, quelle que soit la Formule payante souscrite, pendant ses douze (12) premiers mois d'abonnement payant, à condition que l'abonnement soit souscrit avant le premier anniversaire de l'entreprise (date retenue + 12 mois), y compris après une période en Formule Gratuite. Les dates de création et d'inscription relevées à l'inscription du Cabinet sont conservées sans modification possible et font foi. L'offre s'applique au seul paiement mensuel : elle ne se cumule pas avec la remise accordée pour un paiement annuel ; le Client qui choisit le paiement annuel bénéficie de la seule remise annuelle. Lorsque les deux dates sont connues, la plus récente, la plus favorable au Client, est retenue. L'éligibilité est vérifiée automatiquement à partir du SIRET et du numéro ORIAS déclarés à l'inscription, puis lors des contrôles ultérieurs ; l'offre, une fois accordée, reste acquise pour sa durée. Elle n'est pas cumulable avec un code promotionnel : la réduction la plus avantageuse pour le Client est appliquée. À l'issue des douze mois, le prix en vigueur s'applique, dans les conditions de la garantie de prix prévue à l'article 6.

L'Éditeur peut émettre des codes promotionnels donnant droit à une réduction. Chaque code précise son pourcentage de réduction, sa date limite d'utilisation et, le cas échéant, son nombre maximum d'utilisations. Un code se saisit lors de l'inscription, à raison d'un code par Cabinet ; il est appliqué au moment de la souscription de l'abonnement. Il n'est ni cumulable avec une autre offre, sauf mention contraire, ni échangeable contre de l'argent. Un code expiré, désactivé ou ayant atteint son nombre maximum d'utilisations ne peut plus être utilisé.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Code saisi après l'inscription. Un code promotionnel ou un code de parrainage peut aussi être saisi après l'inscription, dans le Service (Paramètres, Abonnement), une seule fois par Cabinet et avant le premier paiement ; il est appliqué au moment de la souscription de l'abonnement. Il n'est pas cumulable avec une remise déjà acquise : la remise la plus avantageuse pour le Client est appliquée. Un code qui n'est pas valable est refusé sans indication du motif. Les règles de l'article 7 quater s'appliquent à un code de parrainage ainsi saisi.

7 bis. Service Migration Zen

Objet et prix. À la demande du Client, l'Éditeur reprend dans le Service les données issues d'un autre outil (« migration »). Le prix est fixé selon le nombre de contrats repris : 149 € jusqu'à 100 contrats (offert pour un abonnement annuel), 299 € de 101 à 500 contrats (149 € pour un abonnement annuel), 499 € de 501 à 2 000 contrats (299 € pour un abonnement annuel) ; au-delà, sur devis. Le rachat d'un portefeuille déjà géré dans le Service par un autre Cabinet est offert en Formule Experte, sur accord écrit du cédant. La reprise du fichier du Client est offerte* en Formule Experte, en paiement mensuel comme annuel, jusqu'à 2 000 contrats ; au-delà, sur devis. Le prix applicable est celui de la Formule du Client à la date de validation de sa demande. L'import du fichier par le Client lui-même, au moyen de la fonction d'import du Service, est compris dans toutes les Formules payantes. * Sous réserve de conserver l'abonnement Experte au moins deux mois depuis la souscription.

Délai. L'Éditeur s'efforce de réaliser la migration, c'est-à-dire d'importer le fichier, d'importer les lignes valides en renvoyant les lignes en erreur, ou de refuser le fichier dans les conditions ci-dessous, dans un délai de deux (2) jours ouvrés à compter du lendemain de la validation de la demande par le Client dans le Service, le fichier étant déposé au format Excel (.xlsx) ou CSV. Les jours ouvrés s'entendent du lundi au vendredi, hors jours fériés en France métropolitaine. Il s'agit d'une obligation de moyens : le dépassement de ce délai n'ouvre droit à aucune pénalité ni indemnité. Le délai suppose que le Client ait choisi, à la validation, un créneau de rappel et qu'il communique à l'Éditeur le code d'assistance à distance que celui-ci lui demande (article 12) ; il est suspendu tant que le code n'est pas communiqué, et l'Éditeur n'est pas responsable du retard qui résulte de l'absence de réponse du Client après plusieurs tentatives d'appel. Il ne s'applique ni au rachat d'un portefeuille géré dans le Service par un autre Cabinet, ni aux migrations de plus de 2 000 contrats, sur devis. Chaque redépôt de lignes corrigées, ou nouveau fichier après un refus, constitue une nouvelle demande qui ouvre un nouveau délai.

Modalités. Le Client remplit le modèle officiel fourni par l'Éditeur (fichier Excel à télécharger dans le Service) et le dépose, complété, au format Excel (.xlsx) ou CSV. Aucun autre fichier n'est accepté, notamment l'export brut d'un autre outil : le fichier original complété, ou rien. Le tarif ci-dessus s'applique. Le fichier est déposé par le Client dans son propre espace, jamais transmis par email ; il est verrouillé dès sa validation par le Client et supprimé à la fin de la prestation ou lorsqu'il est refusé. Il ne contient aucune donnée dont l'article 11 interdit l'enregistrement.

Lignes en erreur. Avant tout import, l'Éditeur contrôle le fichier ligne par ligne (une ligne par contrat). Est en erreur toute ligne dans laquelle manque, ou est illisible, l'une des informations suivantes : le nom, le prénom ou l'adresse électronique du client, exigés par le Service pour créer la fiche et adresser au client les demandes de compléments d'information ; ainsi que, nécessaires au respect par le Client de ses obligations de connaissance client et de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (articles L. 561-1 et suivants du Code monétaire et financier) : pour une personne physique, sa date de naissance ou son adresse complète (adresse, code postal et ville) ; pour un contrat en cours, sa date d'effet. Si 10 % des lignes ou moins sont en erreur, les lignes sans erreur sont importées et seules les lignes en erreur, avec leur numéro de ligne, sont renvoyées au Client pour correction ; le Client les redépose corrigées, dans le modèle officiel (Excel .xlsx ou CSV), dans le Service Migration Zen, et l'Éditeur les importe, sans frais : ce redépôt est compris dans le prix de la migration. Si plus de 10 % des lignes sont en erreur, rien n'est importé et l'Éditeur ne réalise aucune correction : le Client est informé que le fichier est refusé parce qu'il dépasse 10 % de lignes en erreur, et peut déposer un nouveau fichier conforme, sans surcoût. Le pourcentage est calculé sur le nombre de lignes de données du fichier, hors ligne d'en-tête et lignes vides. Un fichier qui n'est pas le modèle officiel complété (autre format, colonnes absentes, renommées ou déplacées) est refusé dans les mêmes conditions. Le contrôle porte sur la forme et la complétude du fichier : il ne constitue ni une vérification de l'exactitude des données ni l'exécution des obligations de vigilance du Client, qui restent de sa seule responsabilité.

7 ter. Prise en main du logiciel

Objet et prix. Sur demande du Client depuis le Service, l'Éditeur propose une prise en main du logiciel, sous la forme d'un appel d'environ une (1) heure avec un membre de son équipe. Le prix est de 49 € en Formule Essentielle et de 24 € en Formule Avancée ; la prise en main est offerte en Formule Experte. Le prix applicable est celui de la Formule du Client à la date de sa demande. Elle n'est possible qu'une seule fois par Cabinet, pendant toute la durée du compte, et réservée aux Formules payantes : elle n'est proposée ni pendant l'essai, ni en Formule Gratuite.

Paiement et rendez-vous. La prise en main est payée en ligne, au moyen de la plateforme de paiement Stripe, au moment de la demande, avant le rendez-vous ; aucun rendez-vous n'est fixé sans paiement. Une facture portant la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est mise à la disposition du Client. Si le Client est absent au rendez-vous, la séance reste due et peut être reprogrammée. Si l'Éditeur est absent ou annule le rendez-vous, le Client peut demander le remboursement du prix ; à défaut de demande de remboursement, la séance reste due et un nouveau créneau est proposé au Client.

Portée. La prise en main se limite à la présentation et à la prise en main des fonctionnalités du Service. Elle ne comprend ni conseil juridique, fiscal, comptable ou en assurance, ni reprise de données (Service Migration Zen, article 7 bis), ni engagement de délai de support ou de réponse : l'assistance est régie par l'article 12. L'Éditeur peut refuser une demande manifestement abusive.

7 quater. Programme de parrainage

Principe. Tout Cabinet client dispose, dans le Service (Paramètres, rubrique « Parrainage »), d'un code de parrainage personnel. Un Cabinet qui s'inscrit au Service en saisissant ce code dans le champ « Code promo » du formulaire d'inscription, ou qui le saisit après son inscription dans les conditions de l'article 7 (le « Filleul ») bénéficie d'une remise sur son abonnement, et le Cabinet qui l'a parrainé (le « Parrain ») reçoit un crédit sur son propre abonnement.

Conditions. Le Filleul doit être un nouveau Cabinet, c'est-à-dire un Cabinet qui s'inscrit en saisissant le code de parrainage et dont le numéro SIREN est différent de celui du Parrain et n'est pas déjà inscrit au Service. Le Parrain doit être abonné à une Formule payante au moment du paiement du Filleul pour recevoir du crédit : un Cabinet en essai ou en Formule Gratuite peut partager son code, mais ne reçoit de crédit qu'à partir de son abonnement, sans effet rétroactif. L'Éditeur peut annuler un parrainage en cas de fraude ou d'abus manifeste, notamment lorsque le Filleul appartient au même groupe ou à la même personne que le Parrain.

Remise du Filleul. En paiement mensuel, le Filleul bénéficie de 30 % de remise sur son abonnement pendant ses trois (3) premiers mois d'abonnement payant. En paiement annuel, il bénéficie de 20 % de remise au total sur sa première année d'abonnement, cette remise remplace la remise annuelle de 15 %, sans s'y ajouter ; la remise annuelle s'applique de nouveau à partir de la deuxième année. S'il passe ensuite au paiement mensuel, le prix normal s'applique. Un seul code (code promotionnel ou code de parrainage) peut être saisi à l'inscription : la remise de parrainage ne se cumule donc pas avec un code promotionnel. Elle ne se cumule pas non plus avec l'offre créateur d'entreprise (article 7) : la plus avantageuse pour le Filleul est appliquée. Elle ne vaut que pour la première souscription du Filleul. Si le Filleul passe de l'abonnement mensuel à l'abonnement annuel (article 6), la remise de 30 % cesse à la date du passage et la remise annuelle de 15 % s'applique.

Crédit du Parrain. Chaque fois que le Filleul paie une facture d'abonnement, le Parrain reçoit un crédit égal à 10 % du montant effectivement payé par le Filleul (après remises) pendant les douze (12) mois qui suivent le premier paiement du Filleul, puis égal à 5 % ensuite, tant que le Filleul reste client. Le crédit n'est pas plafonné.

Utilisation du crédit. Le crédit est déduit automatiquement des prochaines factures d'abonnement du Parrain : s'il est inférieur à la facture, le Parrain ne paie que la différence ; s'il est supérieur, seule la facture est prise sur le crédit et le solde est reporté jusqu'à épuisement. Le crédit est un avoir sur le prix du Service : il n'est ni remboursable, ni cessible, ni échangeable contre de l'argent, et il est perdu en cas de résiliation de l'abonnement du Parrain. Il est acquis sous réserve de l'encaissement définitif du paiement du Filleul : l'Éditeur peut le reprendre en cas de remboursement ou de contestation de ce paiement.

7 quinquies. Avis des clients

Dépôt. L'administrateur d'un Cabinet abonné à une Formule payante depuis au moins un (1) mois, ou, sur invitation de VotreCRM, d'un Cabinet testeur inscrit depuis au moins un (1) mois, peut déposer un avis sur le Service : une note de 0,5 à 5 étoiles, par pas de 0,5, et un commentaire. L'avis est déposé depuis le Service ou au moyen d'un lien personnel à usage unique reçu par e-mail, dont le Client peut se désinscrire à tout moment. Un seul avis est possible par Cabinet. Un avis publié ne peut plus être modifié par son auteur. L'envoi automatique ne concerne que les Cabinets abonnés ; un Cabinet en formule Gratuite ne reçoit un lien que sur invitation de VotreCRM.

Cabinets testeurs. Un Cabinet qui bénéficie, dans le cadre d'un programme de test, d'un accès gratuit au Service, puis d'un avantage tarifaire, peut être invité par VotreCRM à déposer un avis. Ces avantages sont les seules contreparties accordées ; ils ne dépendent ni du contenu ni de la note de l'avis, et l'avis peut être négatif. Tout avis ainsi recueilli est publié avec la mention « Avis recueilli dans le cadre d'un programme de test, avec accès gratuit puis avantage tarifaire sur le Service ».

Publication et modération. Les avis déposés peuvent être publiés sur le site votrecrm.fr sous la forme de témoignages, du plus récent au plus ancien, avec le consentement de leur auteur. Règle de publication. Un avis dont la note est de 4 étoiles ou plus est publié dès son dépôt. Un avis dont la note est inférieure à 4 étoiles n'est pas publié automatiquement : l'Éditeur en est alerté, reprend contact avec son auteur pour comprendre les difficultés rencontrées, et décide ensuite librement de sa publication, sans délai imposé et sans engagement de le publier : un tel avis peut rester non publié. Tant qu'il n'est pas publié, l'auteur peut le modifier depuis son espace ou en demander le retrait (paragraphe « Données personnelles » ci-dessous). Le Client est informé de cette règle. Elle sert à traiter d'abord les avis défavorables avec leur auteur ; un avis défavorable publié n'est jamais retiré pour ce motif. Sauf demande de son auteur, l'Éditeur ne retire un avis publié que pour l'un des motifs objectifs suivants : injure, donnée personnelle, propos sans rapport avec le Service, auteur qui n'est ni client ni utilisateur de VotreCRM. L'auteur est informé du motif du retrait. L'Éditeur peut répondre publiquement à un avis publié. Le nom du Cabinet auteur est affiché avec la mention de sa situation : abonnement vérifié (avec le mois et l'année de début de l'abonnement), formule Gratuite (non abonné) ou, pour un Cabinet testeur, la mention du programme de test. Aucune contrepartie n'est accordée en échange du contenu ou de la note d'un avis (voir ci-dessus pour les Cabinets testeurs). L'Éditeur ne calcule ni ne publie de note moyenne. Les conditions détaillées figurent sur la page Témoignages de clients.

Données personnelles. Lorsqu'un avis est publié, il l'est avec le nom du Cabinet, avec le consentement de son auteur. L'auteur peut retirer son consentement à tout moment : pour retirer son avis, l'auteur en fait la demande depuis son espace VotreCRM (Paramètres, rubrique « Votre avis ») ou en écrivant à contact@votrecrm.fr ; l'avis est retiré sous sept (7) jours. Un avis non publié est conservé par l'Éditeur pour suivre la satisfaction de ses clients. Durée de conservation : un avis est affiché vingt-quatre (24) mois au plus, puis masqué ; son commentaire, la réponse à la question privée et la réponse de l'Éditeur sont effacés automatiquement douze (12) mois après le masquage de l'avis (fin de l'affichage, ou décision de l'Éditeur de ne pas le publier) ou douze (12) mois après son retrait, demandé par l'auteur ou décidé par l'Éditeur pour un motif objectif, et sans attendre si l'auteur demande l'effacement de son texte ; la note, le nom du Cabinet tel qu'il a été publié, les dates, la preuve du consentement et le motif du retrait sont conservés jusqu'à la suppression du Cabinet, pour justifier la publication et le retrait de l'avis (politique de confidentialité, section 5, et page Témoignages de clients).

7 sexies. Option Assistant IA

Fonction prévue, pas encore ouverte. Objet. L'option « Assistant IA », réservée aux Formules Avancée et Experte, permet à un Utilisateur d'obtenir des brouillons de textes (synthèse d'une fiche, e-mail à un client, préparation d'un rendez-vous) produits par un modèle d'intelligence artificielle exploité par le sous-traitant ultérieur désigné à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données. Elle est facultative, activée par l'administrateur du Cabinet après lecture d'une notice d'utilisation dont il accepte les termes, et désactivable à tout moment. Son prix, par mois et par Utilisateur pour lequel elle est activée, est indiqué sur le site votrecrm.fr et dans le Service avant toute activation ; l'option suit les règles de résiliation de l'abonnement (article 9) et peut être retirée pour le mois suivant. L'Éditeur informe le Client, par e-mail ou dans le Service, au moins trente (30) jours avant l'ouverture de l'option, du sous-traitant retenu, de sa localisation et des garanties obtenues (article 5 de l'accord de traitement des données).

Fonction prévue, pas encore ouverte. Données transmises. Seuls les champs énumérés dans la notice (identité de base, type de client, entreprise, ville, statut, contrats, rendez-vous, notes et précisions saisies) sont transmis au modèle ; l'adresse, la date de naissance, le téléphone, l'e-mail, les pièces d'identité, le RIB et le numéro de sécurité sociale ne le sont jamais. Le Client s'interdit de saisir dans l'Assistant toute donnée de santé ou toute donnée que l'article 11 interdit. L'Éditeur exige du sous-traitant qu'il n'utilise les données reçues pour aucune autre finalité, notamment pas pour entraîner ou améliorer ses modèles. Les textes générés ne sont pas conservés par l'Éditeur ; un journal d'usage sans contenu (date, Utilisateur, fonction, volume) est tenu pendant treize (13) mois pour la facturation, le plafond mensuel de demandes indiqué dans le Service et la sécurité.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Nature des contenus. Tout texte produit porte la mention « Généré par IA, à relire avant usage », et l'Utilisateur est informé qu'il interagit avec un système d'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689, article 50). Les contenus sont des suggestions susceptibles d'erreurs : ils ne constituent ni un conseil juridique, fiscal, comptable ou en assurance, ni une recommandation personnalisée au sens du Code des assurances ; le Client les relit, les corrige et en assume seul l'usage, notamment lorsqu'il les adresse à ses clients. L'Assistant n'évalue ni ne note aucune personne et ne prend aucune décision produisant des effets juridiques. L'Éditeur peut suspendre l'option en cas de défaillance ou de changement de son sous-traitant, dans les conditions de l'article 5 bis.

8. Facturation et paiement

L'abonnement est payable d'avance, mensuellement ou annuellement selon le choix du Client, par carte bancaire ou par tout autre moyen de paiement proposé par la plateforme de paiement Stripe au moment de la souscription. Les factures sont émises électroniquement et mises à la disposition du Client ; elles portent la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel préalable : des pénalités de retard calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points ; et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, sans préjudice d'une indemnisation complémentaire sur justificatifs. Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

En cas d'échec de paiement, l'Éditeur peut suspendre l'accès au Service dans les conditions de l'article 10.

9. Durée, renouvellement et résiliation

L'abonnement est sans engagement de durée. Il est payé pour la période choisie (un mois ou un an) et se renouvelle tacitement pour une durée identique, sauf résiliation.

Le Client peut résilier à tout moment depuis le Service (bouton « Résilier à la fin de la période »), depuis son espace de paiement ou en écrivant à contact@votrecrm.fr. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours ; toute période commencée reste due et n'est pas remboursée.

À la prise d'effet de la résiliation, le Cabinet repasse automatiquement en Formule Gratuite : un seul Utilisateur (le premier administrateur du Cabinet) et cinquante (50) contrats en cours au maximum ; les fonctionnalités des Formules payantes sont désactivées, sans suppression des Données, qui restent exportables.

L'Éditeur peut résilier l'abonnement à l'échéance, moyennant un préavis de 30 jours. Il peut aussi résilier de plein droit, en cas de manquement grave du Client à ses obligations (notamment usage illicite du Service ou défaut de paiement persistant), quinze (15) jours après une mise en demeure adressée par écrit (e-mail à l'administrateur du Cabinet) et restée sans effet.

10. Suspension

L'Éditeur peut suspendre l'accès du Cabinet au Service en cas de défaut de paiement, de manquement du Client aux présentes CGV, de perte du SIRET actif ou de l'immatriculation ORIAS, ou d'usage présentant un risque pour la sécurité du Service ou des tiers.

Avertissement et délai de régularisation. Sauf urgence liée à la sécurité et sauf défaut de paiement, la suspension est précédée d'un avertissement adressé par e-mail aux administrateurs du Cabinet, qui indique le motif et laisse au Client un délai de régularisation d'au moins six (6) jours à compter de l'avertissement pour la perte du SIRET actif ou de l'immatriculation ORIAS (suspension au septième contrôle quotidien consécutif), et d'un délai raisonnable, en principe de huit (8) jours, pour tout autre manquement. En cas d'urgence liée à la sécurité, la suspension peut être immédiate et le Client en est informé sans délai.

Pendant la suspension, les Données du Client sont conservées et l'administrateur du Cabinet peut les exporter dans les conditions de l'article 13. Lorsque la suspension résulte de la perte du SIRET actif ou de l'immatriculation ORIAS, le Cabinet reste en outre accessible en lecture seule. L'accès est rétabli dès que la cause de la suspension a disparu.

11. Obligations du client

Guide : que saisir, que ne pas saisir. Peuvent être saisis : l'identité et les coordonnées, la situation professionnelle et familiale utile à la souscription, le logement, les véhicules, les contrats (assureur, numéro, dates, primes, garanties au sens commercial), les devis, les échéances, les échanges commerciaux, la pièce d'identité, le justificatif de domicile et le relevé d'identité bancaire. Ne doivent pas être saisis ni déposés dans la gestion électronique des documents : questionnaires de santé ou médicaux, pathologies, traitements, arrêts de travail, taux d'invalidité, certificats médicaux, ordonnances, résultats d'analyses, carte Vitale ou numéro de sécurité sociale, ainsi que toute donnée révélant l'origine, les opinions, la religion, l'appartenance syndicale ou la vie sexuelle d'une personne. Cette interdiction vaut pour tous les champs, notes, commentaires, recueils de besoins et documents déposés, sans se limiter aux zones de texte libre. Seule exception, strictement limitée : le modèle de recueil de besoins prévoyance comporte une question facultative « Êtes-vous fumeur ? », posée uniquement lorsque le recueil concerne un contrat de prévoyance, à laquelle le client final du Client répond lui-même, par simple déclaration (oui / non), après avoir lu une mention d'information affichée à côté de la question. Cette réponse est susceptible de constituer une donnée concernant la santé (article 4, point 15, du RGPD) : le Client, responsable de traitement, ne la traite que pour préparer l'étude de prévoyance demandée par son client, sur le fondement du consentement explicite de celui-ci (article 9, paragraphe 2, point a, du RGPD), recueilli, après information, par une case à cocher distincte que le client final accepte expressément avant que sa réponse ne soit enregistrée (sans cette case cochée, la réponse n'est pas enregistrée) ; il en informe son client (article 13 du RGPD), ne la réutilise pour aucune autre finalité, et reste tenu de toutes ses obligations à ce titre (voir l'accord de traitement des données, articles 1 et 3). Aucune autre information de santé (diagnostic, traitement, antécédent, arrêt de travail, questionnaire médical) ne doit être demandée ni saisie, ni dans ce recueil, ni ailleurs dans le Service.

12. Disponibilité, maintenance et support

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accès au Service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans garantie de disponibilité permanente ni engagement chiffré de niveau de service. Il s'agit d'une obligation de moyens. L'accès peut être interrompu pour maintenance ; les maintenances programmées sont, dans la mesure du possible, annoncées à l'avance par un bandeau affiché dans le Service et réalisées en dehors des heures ouvrées. Les interruptions et incidents en cours sont signalés par le bandeau d'information affiché dans le Service, et l'Éditeur informe les administrateurs du Cabinet, par e-mail ou dans le Service, de tout incident ayant affecté l'intégrité ou la confidentialité de leurs Données. En contrepartie de l'absence d'engagement de niveau de service : le Client n'est soumis à aucune durée d'engagement et peut résilier à tout moment (article 9) ; ses Données restent exportables dans les conditions de l'article 13, y compris après une interruption dès que l'accès est rétabli.

L'assistance est fournie par email à contact@votrecrm.fr.

Incident bloquant. Uniquement lorsque le Client ne peut plus du tout utiliser son espace, il écrit à contact@votrecrm.fr avec l'objet « Soucis Technique Urgent » (un message prérempli est proposé dans le Service), en indiquant son numéro de téléphone et un créneau de rappel. L'Éditeur prend en charge la demande et intervient sur le créneau de rappel choisi par le Client, au titre d'une obligation de moyens : il mobilise tous les moyens nécessaires pour rétablir le Service dans les meilleurs délais.

Demande d'assistance et créneau de rappel. Le Client peut demander une assistance depuis le Service (Mon compte, rubrique Support) en indiquant son numéro de téléphone et un créneau de rappel : un jour ouvré, puis l'une des plages de deux heures suivantes, de 10 h à 12 h, de 14 h à 16 h ou de 16 h à 18 h. Avant l'envoi, le Client est informé que l'équipe de l'Éditeur aura exceptionnellement accès à toutes les données du Cabinet pour résoudre son problème, uniquement pendant la session d'assistance décrite ci-après, ouverte avec le code que le Client communique. L'intervention a lieu sur le créneau choisi par le Client. L'Éditeur n'est pas responsable de l'absence ou du retard d'intervention qui résulte de l'absence de réponse du Client après plusieurs tentatives d'appel, ou de la non-communication du code d'assistance. Il en est de même du délai de réalisation du Service Migration Zen (article 7 bis), qui suppose le créneau de rappel choisi par le Client à la validation de sa demande et l'accès donné par le code d'assistance.

Assistance technique à distance. L'Éditeur n'a pas accès aux Données du Client, sauf pendant une session d'assistance ouverte dans les conditions ci-dessous. Pour une assistance nécessitant de voir l'espace du Client, l'Éditeur déclenche une demande qui envoie par email aux administrateurs du Cabinet un code à usage unique, valable 30 minutes. L'accès n'est ouvert que si un administrateur du Cabinet communique ce code à l'Éditeur : sans code, aucune intervention n'est possible. La session d'assistance dure 30 minutes au plus, est signalée par un bandeau permanent dans le Service, peut être arrêtée à tout moment par le Client et est consignée dans un journal. Pendant la session, l'identité, l'adresse email et le mot de passe des Utilisateurs ne peuvent pas être modifiés.

13. Données du client et réversibilité

Les Données du Client sont et restent la propriété exclusive du Client. L'Éditeur ne les consulte pas : son espace d'administration ne donne accès qu'aux informations d'abonnement des Cabinets, jamais au contenu de leurs bases clients, sauf assistance à distance expressément autorisée par code (article 12). L'Éditeur ne les traite que pour fournir le Service, conformément à l'accord de traitement des données, et ne les vend ni ne les communique à des tiers. Le Client peut, depuis la fiche d'une personne, répondre à ses demandes d'accès et de portabilité, et l'anonymiser de manière irréversible : l'anonymisation efface son identité et ses coordonnées et supprime ses documents, recueils, preuves de signature et messages ; les montants comptables liés sont conservés sans identité.

Fonction prévue, pas encore ouverte. Par exception, lorsque le Client a relié un outil tiers au moyen de l'API ou des webhooks (article 5), les Données qu'il a choisi d'exposer sont transmises à cet outil sur son instruction et sous sa responsabilité ; l'Éditeur ne peut pas rappeler une copie déjà prise par l'outil relié.

Pendant toute la durée du contrat, y compris pendant une suspension, après la fin de l'essai gratuit et en Formule Gratuite, l'administrateur du Cabinet peut exporter l'ensemble des Données du Client depuis le Service (Mon compte, bouton « Exporter mes données »). Conditions de l'export. L'export depuis le Service suppose que l'administrateur ait activé la double authentification (article 4). À défaut, ou lorsque l'accès au Service n'est plus possible, le représentant légal du Cabinet peut demander la remise des Données par e-mail à contact@votrecrm.fr, en joignant une copie de sa pièce d'identité et un courrier manuscrit, daté et signé par lui, demandant la remise des Données du Cabinet ; l'Éditeur vérifie que le demandeur est habilité, puis remet l'archive par un moyen sécurisé au plus tard un (1) mois après la réception d'un dossier complet. L'export prend la forme d'une archive au format ZIP, éventuellement divisée en plusieurs parties, qui comprend : les fichiers CSV et JSON des fiches clients et prospects, des contrats et de leurs liens, des apporteurs, des compagnies, des réglages et des données de gestion ; les documents de la gestion électronique des documents et les pièces jointes, dans leur format d'origine ; les documents d'entrée en relation signés et leur dossier de preuve ; un manifeste indiquant la liste des fichiers, leur nombre, leur taille et leur empreinte numérique (SHA-256) ainsi que la date de l'export. Les modalités figurent en annexe 1 « Réversibilité ». À la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause, les Données restent accessibles en lecture et à l'export pendant 90 jours, puis sont supprimées, sauf obligation légale de conservation et sauf le registre des réclamations, lorsque le Client l'a activé : celui-ci est conservé cinq (5) ans après la clôture de chaque réclamation, sur instruction du Client donnée par l'accord de traitement des données (article 9 de cet accord), qui peut demander sa suppression anticipée après l'avoir exporté ; l'Éditeur confirme la suppression par écrit à l'administrateur du Cabinet qui en fait la demande à contact@votrecrm.fr avant l'expiration de ce délai. Les copies de sauvegarde de l'hébergeur sont effacées selon leur cycle de renouvellement.

13 bis. Souscription groupée

Lorsque plusieurs Cabinets souscrivent le Service de manière groupée ou par l'intermédiaire d'un groupement de courtiers, notamment « Conseillons Ensemble », chaque Cabinet demeure un Client distinct de l'Éditeur, responsable des traitements de ses propres Données. Une souscription groupée n'ouvre au groupement, à son organisateur ni aux autres Cabinets membres aucun accès aux dossiers, fiches, documents ou autres Données d'un Cabinet membre ; seul chaque Cabinet, par ses propres Utilisateurs, y accède.

14. Protection des données personnelles

Pour les données des Utilisateurs (comptes, connexion, facturation), l'Éditeur agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité.

Pour les données personnelles que le Client enregistre dans le Service (ses clients, prospects, apporteurs, fournisseurs…), le Client est responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les obligations des parties sont précisées dans l'accord de traitement des données, qui fait partie intégrante du contrat.

15. Responsabilité

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée, pour les seuls dommages directs et prévisibles subis par le Client.

L'Éditeur n'est pas responsable des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de commissions ou d'opportunité, ni des conséquences de l'usage que le Client fait des informations et calculs du Service, d'une erreur de saisie, d'un défaut de mise à jour des Données, d'une indisponibilité du réseau internet ou des équipements du Client, ou d'un usage contraire aux présentes CGV.

Toutes causes confondues, la responsabilité totale de l'Éditeur est limitée au montant effectivement payé par le Client au titre du Service au cours des 12 mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages corporels, ni aux manquements de l'Éditeur à ses obligations en qualité de sous-traitant au titre de l'article 82 du RGPD dans la mesure où la loi interdit de les limiter ; elle ne peut avoir pour effet de priver de sa substance l'obligation essentielle de l'Éditeur de fournir le Service et de restituer les Données (article 1170 du Code civil).

Par exception, en cas de violation de données à caractère personnel, de défaillance des mesures de sécurité ou de perte définitive de Données du Client imputable à l'Éditeur, la responsabilité totale de l'Éditeur est limitée à deux (2) fois le montant effectivement payé par le Client au titre du Service au cours des 12 mois précédant le fait générateur. Ce plafond ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages corporels, et ne joue pas lorsque la perte résulte d'un défaut d'export ou de sauvegarde du Client (article 11).

16. Propriété intellectuelle

Le Service, son code, son interface, la structure de ses bases de données et ses marques restent la propriété exclusive de l'Éditeur. Cette propriété ne s'étend en aucun cas aux Données du Client, qui restent la propriété du Client (article 13). Le Client bénéficie, pour la durée du contrat, d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à ses besoins professionnels et au nombre d'Utilisateurs souscrit. Toute reproduction, décompilation ou adaptation du Service est interdite, hors cas prévus par la loi.

17. Confidentialité

Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations non publiques de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, pendant toute sa durée et 3 ans après son terme. Les Données du Client sont confidentielles sans limitation de durée.

18. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat par écrit, sans indemnité.

19. Modification des conditions

L'Éditeur peut modifier les CGV, la politique de confidentialité et l'accord de traitement des données, pour tenir compte de l'évolution du Service, de la réglementation ou de ses prestataires. Le Client est informé au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version, par un bandeau affiché dans le Service à ses administrateurs, qui résume les changements et renvoie au texte complet, et, lorsque la modification est substantielle, par e-mail aux administrateurs du Cabinet. L'administrateur du Cabinet accepte la nouvelle version au nom du Client par une case à cocher ; à compter de la date d'entrée en vigueur, l'accès au Service est conditionné à cette acceptation, l'export des Données restant possible depuis l'écran d'acceptation. Le Client qui refuse la nouvelle version peut résilier ou clôturer son Cabinet avant son entrée en vigueur, sans frais.

Cabinets en essai gratuit ou en Formule Gratuite. Pour un Cabinet qui ne paie aucun prix (essai gratuit, Formule Gratuite), une nouvelle version dont les changements ne réduisent ni ses droits ni les fonctionnalités essentielles de sa Formule peut entrer en vigueur dès sa publication ; le Cabinet en est informé le jour même par l'écran d'acceptation et le bandeau du Service et par un e-mail que l'Éditeur adresse à ses administrateurs, et peut à tout moment, y compris depuis l'écran d'acceptation, exporter ses Données et clôturer son Cabinet sans frais, sans avoir à accepter la nouvelle version. Le délai de 30 jours s'applique dans tous les autres cas. Les versions des 23, 24 et 25 octobre 2026 (v1), la version du 25 octobre 2026 (v2), la version du 25 octobre 2026 (v3), la version du 26 octobre 2026 (v1), les versions du 27 octobre 2026 (v1 et v2), la version du 28 octobre 2026 (v1), la version du 29 octobre 2026 (v1) et la présente version du 29 octobre 2026 (v2) sont ou sont entrées en vigueur le jour de leur publication dans ces conditions, aucun Cabinet n'ayant d'abonnement payant en cours à ces dates ; les administrateurs des Cabinets concernés en sont informés par l'écran d'acceptation et le bandeau du Service et acceptent la nouvelle version à leur prochaine connexion, l'export des Données restant possible depuis l'écran d'acceptation. La version du 26 octobre 2026 (v1) ajoute le filigrane des pièces déposées par les clients du Client, la possibilité de déposer jusqu'à quatre fichiers par dépôt et le stockage privé de ces fichiers ; elle précise aussi les fichiers refusés (PDF protégés par un mot de passe, PDF déjà signés électroniquement ou contenant un script ou un lien dangereux, images de très grande définition) et le fait que seule la copie filigranée est conservée. La version du 27 octobre 2026 (v1) complète la seule politique de confidentialité (liste des cookies et des informations enregistrées dans le navigateur), sans changement du présent document. La version du 27 octobre 2026 (v2) place les pièces déposées par les clients du Client par les liens sécurisés en attente de vérification par le Client avant tout classement, affichage ou partage, et prévoit la suppression automatique d'un dépôt ni validé ni refusé dans les 90 jours (article 5). Ces limites sont des mesures de sécurité et de protection des données qui ne suppriment aucune fonctionnalité essentielle de la Formule ; le Cabinet qui ne les accepte pas peut exporter ses Données et clôturer son Cabinet sans frais. La version du 28 octobre 2026 (v1) modifie le prix de l'option Conformité de la Formule Avancée, désormais facturée par Utilisateur et non plus par Cabinet (article 6), et précise, à l'article 7 quinquies, que le mois et l'année de début de l'abonnement sont publiés avec l'avis d'un Cabinet abonné et que l'Éditeur décide librement, sans délai imposé ni engagement, de la publication d'un avis noté moins de 4 étoiles. Pour un Cabinet en essai gratuit ou en Formule Gratuite, le prix de l'option Conformité n'est pas le prix de sa Formule : il ne lui est dû que s'il souscrit ensuite la Formule Avancée avec cette option, au prix indiqué au moment de sa souscription ; cette version ne réduit donc ni ses droits ni les fonctionnalités de sa Formule, et l'essai reste donné avec l'option Conformité comprise (article 4). À la date de sa publication, aucun Cabinet n'avait souscrit l'option Conformité ni un abonnement payant. La version du 29 octobre 2026 (v1) complète la politique de confidentialité (section 5 : durées de conservation des demandes d'assistance, des demandes de prise en main, des demandes de Migration Zen, des traces d'e-mails d'accueil, des avis et des liens d'invitation à donner un avis ; preuves de consentement au démarchage conservées sans coordonnée de la personne concernée et supprimées au plus tard avec le cabinet ; forme du registre des réclamations après la suppression du cabinet), l'accord de traitement des données (article 1, ligne « Durée » : même précision sur les preuves de consentement ; article 9 : après la suppression du Cabinet, le registre des réclamations ne le désigne plus que par son identifiant et sa raison sociale et ne garde des Utilisateurs que le nom de l'auteur de chaque action de son journal) et la page des avis (section 5 : délais de retrait et de suppression des avis), sans autre changement du présent document que la mise à jour du présent article 19 ; elle ne réduit aucun droit du Client, ne modifie aucun prix, ne retire aucune fonctionnalité, n'ajoute aucun destinataire des Données et n'allonge aucune durée de conservation. La présente version du 29 octobre 2026 (v2) modifie la durée de conservation des avis annoncée par la version du 29 octobre 2026 (v1) et complète en ce sens l'article 7 quinquies (paragraphe « Données personnelles »), la politique de confidentialité (sections 2 et 5) et la page des avis (section 5) : le texte d'un avis (commentaire, réponse à la question privée, réponse de l'Éditeur) est effacé douze (12) mois après le masquage ou le retrait de l'avis, et la note, le nom du Cabinet tel qu'il a été publié, les dates, la preuve du consentement et le motif du retrait sont conservés jusqu'à la suppression du Cabinet, à la place de la suppression de l'avis trente (30) jours après son retrait par l'auteur ou un (1) mois après la fin de son affichage. Cette durée est plus longue que celle annoncée par la version du 29 octobre 2026 (v1) pour les avis retirés à la demande de leur auteur et pour les avis masqués après vingt-quatre (24) mois d'affichage, et plus courte pour les avis retirés par l'Éditeur pour un motif objectif et pour les avis non publiés après décision de l'Éditeur, jusque-là conservés tant que le Cabinet était client ; elle n'ajoute aucune finalité ni aucun destinataire, et tout auteur peut obtenir à tout moment, sur simple demande, l'effacement immédiat du texte de son avis. À la date de sa publication, aucun avis n'était enregistré dans le Service (vérifié en base le 29 octobre 2026), de sorte qu'aucun auteur n'est concerné par cet allongement ; par précaution, l'auteur d'un avis déposé avant la publication de la présente version et retiré avant le 28 novembre 2026 obtient, sur simple demande, la suppression du texte de son avis dans les trente (30) jours de son retrait, conformément à la version du 29 octobre 2026 (v1). La présente version précise aussi, dans la politique de confidentialité (sections 2 et 5), la durée de conservation du journal de sécurité du compte (douze (12) mois) et décrit, dans l'accord de traitement des données (article 1, « Fonctionnalités prévues »), le module Communication et son journal d'envoi, conservé trois (3) ans (fonction prévue, pas encore ouverte, au sens de l'article 5 bis) ; elle ne réduit aucun droit du Client, ne modifie aucun prix et ne retire aucune fonctionnalité. Les versions du 26 octobre 2026 (v1), du 27 octobre 2026 (v1 et v2), du 28 octobre 2026 (v1) et du 29 octobre 2026 (v1) sont entrées en vigueur le jour de leur publication, et la présente version du 29 octobre 2026 (v2) entre en vigueur le jour de sa publication, le 29 octobre 2026, aucun Cabinet n'ayant d'abonnement payant en cours à cette date, pour les seuls Cabinets qui ne paient aucun prix à ces dates ; le délai de 30 jours et la garantie de prix de l'article 6 s'appliqueraient à tout Cabinet titulaire d'un abonnement payant en cours.

Modification substantielle. Est substantielle toute modification qui réduit les droits du Client, augmente le prix de sa Formule ou supprime une fonctionnalité essentielle de celle-ci. Le Client qui résilie par écrit ou depuis le Service, avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version, en raison d'une modification substantielle, voit sa résiliation prendre effet à cette date, et l'Éditeur lui rembourse dans les trente (30) jours, au prorata du temps restant à courir jusqu'à la fin de la période payée, les sommes versées d'avance au titre de l'abonnement et non consommées. Sont exclus du remboursement les prestations ponctuelles déjà exécutées (articles 7 bis et 7 ter) et les crédits de parrainage (article 7 quater).

20. Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit français. Les parties rechercheront une solution amiable avant toute action. À défaut d'accord dans un délai de 30 jours :

CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPÉTENCE. Tout litige relatif à la formation, à l'exécution ou à la fin du contrat relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Lyon, y compris en cas de référé, d'appel en garantie ou de pluralité de défendeurs, sous réserve des règles de compétence impératives. Cette clause est acceptée par une case à cocher distincte lors de l'inscription ou de la ré-acceptation des conditions ; la date et la version acceptées sont enregistrées.

Si une clause des CGV est déclarée nulle, les autres clauses restent applicables. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Annexe 1. Réversibilité

Cette annexe précise les modalités de restitution des Données du Client prévues à l'article 13.

Contenu exportable.

Formats. CSV (UTF-8, séparateur point-virgule), JSON, documents dans leur format d'origine (PDF, images), manifeste au format JSON et CSV.

Modalités. L'export est réalisé par l'administrateur du Cabinet, depuis le Service, sans condition de Formule, après activation de la double authentification ; à défaut, il est remis sur demande écrite du représentant légal dans les conditions de l'article 13 (« Conditions de l'export »). L'archive est divisée en parties de 25 Mo ou 100 fichiers environ. Le Client peut vérifier l'intégrité de chaque fichier en comparant son empreinte au manifeste.

Durées. À la fin du contrat, les Données sont conservées 90 jours. Ce délai comprend une période de transition d'au moins trente (30) jours, pendant laquelle le Client dispose de l'accès en lecture seule et de l'export pour migrer vers une autre solution, puis une période de récupération d'au moins trente (30) jours, pendant laquelle il peut encore exporter ses Données ou demander l'assistance de l'Éditeur.

Assistance. L'Éditeur apporte, sur demande à contact@votrecrm.fr, une assistance raisonnable à la réversibilité : explication de la structure de l'archive, relance d'un export, remise de l'archive par un autre moyen en cas de difficulté technique. Elle est gratuite dans la limite de deux (2) heures ; au-delà, sur devis.

Suppression. À l'issue des 90 jours, l'Éditeur supprime les Données, sauf obligation légale de conservation et sauf le registre des réclamations conservé dans les conditions de l'article 13, et, si l'administrateur du Cabinet en a fait la demande à contact@votrecrm.fr avant cette échéance, le lui confirme par écrit.